Voorbereiding

Voorbereiding

Om goed helder te hebben welk soort feest en voor wie dat je het feest organiseert, stel je eerst jouw doelstellingen vast. Bepaal welke elementen jouw doelgroep belangrijk vind en wat er minimaal geregeld moet zijn wil het feest een groot succes zijn. Denk bijvoorbeeld aan een Midnightpartij in het bos voor survival liefhebbers op een warme zwoele zomernacht. Survivalliefhebbers hebben overwegend minder behoefte aan veel luxe, dus met alleen een kampvuur wat lampionnen, muziek en drank  kunnen ze al aardig uit de voeten. Dan nog een afdakje erbij voor de overnachting en we zijn rond.

Organiseer je echter hetzelfde feest voor partygangers die zich wekelijks onderdompelen in luxe artikelen en veel aandacht besteden aan outfits en uiterlijk voorkomen, dan ziet een Midnightparty er toch echt iets anders uit. Een kampvuur kan nog steeds, maar daar staat dan wel een luxe tent met bar in de buurt, loungebanken en sfeervolle verlichting, voldoende parkeerplaatsen voor sportauto´s en luxe geprepareerde hors d´oeuvres die uitgeserveerd worden met een glaasje bubbels. Zo wordt de Midnightparty in een keer van een ander kaliber.

Deelnemers & contactgegevens

Aan de hand van jouw doelstellingen is het eenvoudig te bepalen welke deelnemers er nodig zijn om jouw feest tot een succes te maken. Je kunt er voor kiezen om enkele vrienden te vragen om jou te helpen organiseren. Jouw vrienden krijgen dan een bepaalde rol toegewezen en worden functionarissen tijdens het feest.

Ook als je voor externe inhuur gaat zoals DJ, cateraar of welke ondersteuning dan ook, zorg dat je alle gegevens van iedereen opneemt in dit overzicht. Zo voorkom je zoeken naar telefoonnummers als het erop aan komt.

Bepalen tijdsbestek

De juiste datum gekozen? Vergelijk dan jouw gekozen datum met de activiteitenkalender van de gemeente of provincie. Hiermee voorkom je dat jouw knalfeest moet concurreren met speciale grote evenementen in de buurt. Organiseer geen open dag voor jouw organisatie als er op hetzelfde moment een populair evenement is in de binnenstad waar iedereen op afkomt.

Omschrijf in het draaiboek precies de aanvang en het einde tijdstip van jouw feest. Vervolgens maak je een 'backwards' planning wanneer je moet beginnen met de voorbereidingen. Heb je een vergunning nodig voor jouw feest? Vraag deze dan minimaal zes maanden vooraf aan. Een tapinstallatie nodig? Met twee maanden vooraf ben je ruim op tijd.

Samenstellen draaiboek

Als je alle bovenstaande informatie hebt uitgewerkt en je weet wie wat doet tegen welke prijs en wanneer, dan ben je zover om het draaiboek samen te gaan stellen. Vergeet vooral niet een plattegrond op te maken wie waar staat met welke afmetingen. Een tapinstallatie is natuurlijk niet zo groot, maar een feesttent moet wel afmetingen hebben die passen in jouw achtertuin. Beschrijf in jouw draaiboek ook de situaties die je tegen kunt komen als het mis gaat en vooral ook uitvoerig beschrijven hoe er in die gevallen gehandeld dient te worden. Maak gebruik van de checklist draaiboek van deze website. 

Terug naar overzicht