Uitvoering

Uitvoering

Begin met een briefing voor de deelnemers. Elke deelnemer moet ruim op tijd aanwezig zijn voor de openingsbriefing. Hier geef je de laatste details aan voor het feest. Knelpunten en afzeggingen van deelnemers of laatste moment wijzigingen kun je tijdens deze briefing kwijt. Aansluitend kun je gaan opbouwen volgens de plattegrond. 

Monitoren en controle

Controleer tijdens de opbouw of iedere deelnemer op de juiste plek staat en de juiste ruimte hanteert. Een stand afbreken en opnieuw opbouwen omdat die niet goed staat, is verloren tijd en hiermee komt mogelijk jouw openingstijd in gedrang. Zorg dat je telefoon is opgeladen en dat je goed bereikbaar bent voor vragen vanuit deelnemers. Heb je echt een groot feestterrein? Overweeg dan het gebruik van portofoons. Zo krijgt iedereen net iets meer informatie mee als er zaken besproken worden en kunnen deelnemers beter inspelen op knelpunten.

Feestvieren

Als iedereen op het juiste moment klaar is kan het feest beginnen! Vergeet vooral niet te genieten van jouw feest. Uiteraard blijf je tijdens heet feest aanspreekpunt voor alle gasten en deelnemers om eventuele problemen op te lossen.

Afbreken feest

Kondig aan het einde van de avond zelf aan dat dat de laatste ronde begint. Zo weet iedereen dat jij de organisatie geregeld hebt en kun jij de gasten bedanken voor hun aanwezigheid. Je kunt hierbij uiteraard aangeven waar en wanneer het volgende feest wordt georganiseerd. Aansluitend kunnen deelnemers beginnen met afbreken van hun stand of dienst. Dit zou uiteraard ook de volgende ochtend kunnen gebeuren, afhankelijk van de afspraken die je gemaakt hebt.

Afronding

Zorg ervoor dat je nog een afsluitende briefing doet. Dit is een kort contactmoment waarin iedereen even stoom kan afblazen over hun inbreng. Je hoort dan meteen hoe een en ander verlopen is. Je geeft hierbij aan dat je evaluatieformulieren rondstuurt. Dit vergroot de professionaliteit van jouw feest en zijn deelnemers eerder geneigd om nog eens deel te nemen aan jouw organisatie. 

Bekijk de checklist feestverloop hier.

Terug naar overzicht